Evitar las disyuntivas es tarea de ambas partes, y un primer paso para lograrlo es comprender los grandes beneficios que trae consigo este trabajo colaborativo cuando se llega a la sinergia, conseguirlo puede ser complicado, pero se facilita este reto cuando el encargado de planificación comprende que no todo son números o estadística y se permite entender cómo es el ambiente en el área de Ventas. Para llegar al objetivo, hay algunas buenas prácticas que agilizan el proceso, a continuación, algunas de ellas:

1.  No asuma que todos piensan como usted: nunca asuma que Ventas está trabajando con la misma filosofía que Supply Chain. Asegúrese de preguntar cada duda que surja respecto a los clientes. Esto otorga información valiosa que los algoritmos no suelen notar. Es importante comprender que los colegas dentro del área de Ventas tienen una visión distinta y, algunas veces, otro enfoque, por lo tanto, la comunicación es indispensable. Finalmente, siempre es bueno comentar la importancia del pronóstico de la demanda en la organización y como una excelente estrategia para mejorar los pronósticos permite el ahorro de inventarios, aumento de ingresos y, sobre todo, la satisfacción del cliente.

2.  Trabaja duro para ser uno más del equipo: a menudo, las personas de Ventas son más extrovertidas que las de Supply Chain, no deje que esto le intimide. Involúcrese en el área, asista a reuniones, muestre interés en los desafíos que se enfrentan, solicite asistir a reuniones con clientes, sesiones de planificación y lo que sea relevante para su función y esté disponible en la empresa. En cuanto su presencia se vuelve más familiar y empieza a sentir la cultura de Ventas, la comunicación se hará más flexible y suelta entre sus colegas y usted, lo que permitirá que se encuentren cómodos en compartir información relevante. Se debe buscar conexiones que vayan fortaleciéndose con el tiempo.

3.  Confianza: una vez establecida la conexión, es momento de consolidar la confianza, y para ello debe dar crédito a sus colegas de Ventas cada vez que se interesen o busquen entender temas de pronóstico de la demanda. Busque demostrar que la satisfacción al cliente es lo que lo motiva a ajustar el pronóstico y no solamente mejorar su propio MAPE o algunos indicadores netamente de Supply Chain.

4.  Piense como un vendedor: a veces necesita actuar como si estuviera en Ventas para comunicarse correctamente dentro del área. Trate de entender cómo el área analiza los datos, así cuando haga preguntas, estas sean formuladas con un enfoque de Ventas, asimismo, pida asistir a reuniones anuales de planificación de Ventas, obtener acceso a portales de clientes, que se le incluya en las llamadas con los clientes, entre otras actividades particulares del área. Si ambas partes se comunican con la misma terminología, todos ganan y la comunicación será valiosa.

5.  Aproveche la naturaleza competitiva de los vendedores: compartir algunas métricas de pronóstico se debe dar en algún momento, sin embargo, se debe mantener simple, especialmente al principio. Olvídese de indicadores como el MAPE, WMAPE, MAD que son difíciles de entender y que no son relevantes para los vendedores. Enfoque sus métricas en base a objetivos por cliente, y de esta manera, involucre a los vendedores para encontrar objetivos comunes, por ejemplo, podría comentarle a su socio de ventas que se ha proyectado un incremento de 25% en la demanda de su cliente para los últimos 4 meses, y partir de aquí, encontrar los objetivos comunes para satisfacer a dicho cliente y además abastecer la demanda adquiriendo las medidas necesarias.

6.  Mantenlo simple: durante las discusiones o intercambios de pronósticos con su socio de Ventas, no solicite análisis, en lugar de ello, solicite respuestas, es decir, exponga la situación y plantee opciones específicas o direcciones a seguir según la información que necesita. Se deben formular las preguntas de manera procesable y precisa, así las respuestas serán de alto valor. Este enfoque de simplicidad permitirá entender con mayor facilidad los valores atípicos que puedan presentarse en los históricos de ventas.

7.  Conquistar a su líder: al igual que en cualquier iniciativa grande, empezar a colaborar con otra área de la empresa, es un reto y por esta razón, tener apoyo del líder de Ventas desde un inicio es preciso. Puede que haya dificultad de convencerlo de adoptar un KPI de pronóstico específico para sus métricas, no obstante, esto se facilita si se especifica el valor en dólares de mejorar la precisión del pronóstico, es decir, qué ahorros se obtendrían por cada mejora del uno por ciento en un pronóstico insuficiente o excesivo, o cuanta venta adicional se puede lograr. De esta manera, utilizando la terminología adecuada, se podrá llegar a estar en sintonía con el líder de Ventas, permitiendo lograr la conexión entre Planificación y Ventas rápidamente.

Las relaciones efectivas se construyen con el tiempo, con mayor razón si es que no ha habido una conexión sólida entre el área de Ventas y la de Planificación de la demanda previamente. Esto no bloquea la posibilidad de trabajar en conjunto, sino más bien, es un reto por superar para el beneficio general de la empresa y siguiendo las buenas prácticas anteriormente mencionadas, se podrá lograr sobrellevar más fácilmente. No debe existir temor para iniciar esta nueva etapa, pero sí expectativa altas y muchas ganas de que la colaboración entre estas dos áreas, de resultados positivos.

Fuente: Jim Ackerman, 2021.