Tener conocimiento sobre cómo planificar la demanda es un paso esencial para promover el desarrollo de una empresa. En vista de que este procesofacilita la mejora de la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas. 

De hecho, la planificación de la demanda permite programar las tareas y la distribución eficaz de los recursos. Lo cual se considera como un elemento fundamental para optimizar la eficiencia operativa. 

Además, si sabemos cómo planificar la demanda, es posible ajustar los lineamientos de producción y distribución.  Esto de acuerdo a las tendencias del mercado y las preferencias del cliente.

 Paso 1: Recopilar datos históricos

Recolectar datos históricos de ventas y demanda de la empresa es el primer paso para comprender los patrones estacionales. Así como también las tendencias y ciclos que ha experimentado el mercado en un periodo de tiempo determinado.

En otras palabras, se utiliza la información pasada para evaluar qué factores tanto internos como externos afectaron la demanda. Lo que en este caso impulsa una planificación ajustada a las necesidades del cliente. 

Los datos históricos sirven como base para modelos de pronóstico, lo que favorece una predicción más precisa de la demanda futura. 

 Paso 2: analizar las tendencias y patrones

Evaluar las tendencias proporciona información valiosa sobre los patrones actuales del mercado. Lo cual permite hacer predicciones más precisas sobre la demanda futura. 

De esta manera, la planificación de la producción y la gestión del inventario se realiza con mayor detalle.  Además, ayuda a identificar los momentos específicos en los que la demanda tiende a aumentar. 

Por otro lado, este análisis se emplea con base para la toma de decisiones estratégicas que impulse el desarrollo de la empresa. 

Paso 3: promover la colaboración interna

Para saber cómo planificar la demanda es necesario manejar una estrecha colaboración con el equipo de trabajo. Donde se incluye a las áreas de ventas, producción, finanzas, entre otros. 

Este tercer paso va a permitir obtener información sobre nuevos productos y cambios en las estrategias. Así como también ayuda a comprender mejor las influencias en la demanda.

La colaboración interna fomenta un entorno donde la información fluye de manera más práctica y eficaz.

Paso 4: evaluar factores externos 

La planificación integral de la demanda requiere el análisis de los factores externos que pueden afectarla. Por ejemplo, cambios en la economía, regulaciones, eventos del mercado y tendencias de la industria.

Al comprender y analizar estos factores, cualquier empresa puede anticipar mejor las tendencias del mercado. Para de esta forma ajustar la planificación de la demanda de manera efectiva. 

Dado que la demanda de un producto o servicio está influenciada por una serie de factores externos. Los cualesvan más allá de las capacidades y decisiones internas que tome una empresa. 

Paso 5: hacer uso de la tecnología 

Utilizar soluciones tecnológicas de planificación de la demanda como Streamline facilita la recopilación y análisis de datos.Para de esta manera impulsar la generación de pronósticos precisos en la empresa. 

Además, la conectividad bidireccional de este software proporciona una transferencia automática de datos. Es decir, que se puede extraer información relevante de las ventas en Streamline y trasladarla a un sistema ERP o viceversa. 

Lo que en este caso tiene como objetivo mejorar la eficiencia y la consistencia en la gestión de la demanda de productos y servicios.

Sin duda, saber cómo planificar la demanda es un proceso dinámico que requiere una adaptación constante. Es por este motivo que Proaktio cuenta con un equipo de expertos en análisis de datos, pronósticos y desarrollo de soluciones tecnológicas. 

Los cuales te ayudarán a seguir estos pasos y mejorar la capacidad de la empresa para gestionar la demanda de manera eficiente y rentable

Autor: Carlos Abad.  Consultor certificado en GMDH Streamline, planificación de cadena de suministro.

Cuando se busca obtener un pronóstico de la demanda más acertado, normalmente, el planificador realiza diferentes acciones como, revisión de outliers en el histórico de ventas, busca nuevos tipos de modelos o planifica según lo proyectado de ganancias anuales, además de otras opciones enfocadas hacia un nivel estadístico. No obstante, en la actualidad, trabajar de manera colaborativa con otras áreas de la empresa permite tener una visión amplia del entorno, entender mejor al consumidor, tener información en tiempo real, y otros beneficios importantes. Es así como el área de Ventas se torna indispensable para lograr esta nueva forma de trabajo, pues maneja información valiosa de los clientes que ayudaría al planificador en su labor de ajustar el pronóstico, sin embargo, esta nueva vía de planificación suele generar disyuntivas entre el planificador y el líder de ventas, principalmente por tener distintos puntos de vista, donde uno es más operativo, mientras que el otro, más comercial.

Stalgast es una empresa europea con más de 30 años de experiencia fabricando y vendiendo modernos equipos y utensilios de cocina para hoteles, restaurantes y bares. Son diseñadores de equipo de cocina, así como asesores de producto, expertos culinarios, instaladores de equipos y técnicos de servicio.

La empresa tiene su propia fábrica y un almacén de 24,000 m². Por lo tanto, Stalgast no solo ofrece alta calidad a un precio accesible, sino que también garantiza disponibilidad continua y entrega rápida de sus productos.

El desafío

Algunos años atrás, Stalgast comenzó a realizar pronósticos de venta, para ello implementaron un documento de Excel que utilizaba el método Holt-Winters de series de tiempo. Eventualmente, la empresa implementó otras soluciones, como un sistema ERP, y otras funcionalidades que les permitían realizar pronósticos. Sin embargo, estas funcionalidades eran muy complicadas de utilizar, por lo que no las utilizaron por mucho tiempo.

El principal desafío para Stalgast era recolectar toda su data histórica y utilizarla para pronosticar la demanda. En consecuencia, estuvieron en la búsqueda de una solución tecnológica que tenga un motor de pronóstico estadístico.

Los principales criterios de selección fueron: rápida y sencilla implementación, alineación con el flujo de trabajo de la empresa y precio accesible. La compañía no estaba lista para una implementación a largo plazo que pudiera afectar la data y los procesos de la empresa.

“ Hicimos algunas investigaciones en el mercado y elegimos Streamline entre una serie de posibles soluciones.”

El proyecto

Stalgast utiliza Streamline para el pronóstico de la demanda y la planificación de los requerimientos de materiales (MRP). El software fue implementado en dos departamentos: Manufactura y Distribución. La implementación se realizó sin ningún problema y el equipo de Stalgast estaba sorprendido, positivamente, con la atención al cliente y la ayuda brindada durante el entrenamiento y soporte posterior.

Los resultados

El equipo de Stalgast redujo su nivel de inventarios en un tercio lo que ayudó que pudieran estar preparados para la cuarentena. Después de un año de estar utilizando Streamline, la compañía se encontraba bien posicionada para poder sobrellevar los desafíos a causa del COVID-19. Fueron capaces de encontrarse con los desafíos de la pandemia con suficiente flujo de caja en sus cuentas bancarias y bajos inventarios en sus almacenes. Así mismo, Stalgast ha empezado a colocar órdenes de compra más frecuentemente, lo cual es consecuencia de ya no tener que dedicar tanto tiempo a generar los pronósticos.

 “Streamline es la mejor opción en el mercado para gestionar y optimizar los niveles de inventario. Si actualmente tu gestionas tus inventarios en un archivo Excel, deberías darle una oportunidad a Streamline. Este software es la manera más sencilla de comenzar el viaje de planificación de la demanda y optimización de inventarios, debido a lo fácil que es de implementar y lo amigable que es la interfaz.” dijo Krzysztof Kotecki, fundador de Stalgast.

Sin lugar a duda la humanidad experimentó con el 2020 un año único, viviendo situaciones totalmente atípicas que tuvieron repercusión en todos los ámbitos, afectando situaciones personales, familiares, así como laborales y empresariales.

Desde hace muchos años he tenido la oportunidad de participar en proyectos de optimización o mejoramiento de procesos a través de soluciones o herramientas tecnológicas. Varios de ellos han tenido relación o han involucrado a los procesos de planificación de la cadena de suministro, abarcando desde la gestión de la demanda hasta la programación o secuenciación de la producción. 

¿PLANIFICAR? ¿ALGUIEN PUEDE TENER LA BOLA DE CRISTAL?

A lo largo del tiempo hemos podido mirar como la tecnología evoluciona y ofrece cada vez más herramientas, tanto para facilitar como para mejorar el trabajo del ser humano. Y si bien hemos tenido tecnología para soportar los procesos de planificación nos hemos encontrado siempre ante la incertidumbre de su aplicabilidad en entornos inestables, en mercados cambiantes, en industrias particulares o en empresas específicas.

“eso funciona bien en el primer mundo, pero en nuestra región es imposible planificar…”

“la estadística no es válida en nuestro país, la situación política afecta el mercado cada año de forma distinta…”

“nuestra empresa es diferente a las demás, esa diferencia es nuestra ventaja competitiva, no podemos aplicar lo que otras empresas utilizan…”

Y como estas hemos escuchado frases similares, que ponen en duda la fortaleza de estructurar procesos de planificación formales, integrales y más aún apoyados con software o soluciones especializadas.

Sin embargo de ello, cada vez son más las empresas que experimentan mejoras en su desempeño por medio de procesos de planificación alineados a mejores prácticas. El rol de planificador de demanda, planificador de cadena de suministro, u otras denominaciones se va convirtiendo en una posición de gran relevancia en las empresas, requiriendo perfiles que puedan comprender el negocio desde la perspectiva comercial y de operaciones, pero tambien con capacidades analíticas, de negociación y de uso de tecnología muy importantes.

La peculiaridad del año 2020 nos hizo pensar nuevamente en la no aplicabilidad de conceptos o técnicas de planificación, “…quien se iba a imaginar una pandemia en el siglo XXI, como puedo pronosticar así mis ventas futuras…”

Y efectivamente una situación de esta naturaleza nos mueve el piso y obliga a repensar los procesos, la forma de trabajo, el negocio en general…la “reinvención” ha sido una constante en los últimos meses.

UNA SITUACION LLENA DE INCERTIDUMBRE NOS LLEVA A PLANIFICAR.

De acuerdo a varios estudios realizados el año pasado (1), las compras online se han incrementado en un 28% debido a la pandemia y el modelo compra online y recojo en tienda en un 60%, estas tendencias llevan a las compañías a la necesidad de afinar y optimizar su cadena de suministro, buscando velocidad y precisión de cara al cliente.

El incremento en la demanda de soluciones de planificación de cadena de suministro que se está observando debido al COVID-19 será un importante impulsor del mercado en el futuro según estos mismos analistas. Se destaca que inclusive empresas con reducción en sus volúmenes de venta están aprovechando este período de depresión para adoptar nuevas herramientas y modelos de gestión que les permitan enfrentar mejor las necesidades cambiantes del mercado y de los consumidores a futuro.

Resulta interesante destacar entonces que, en este entorno, la posibilidad de estructurar, ordenar, optimizar y/o sistematizar los procesos de planificación, ha tomado un impulso importante en las empresas de varios rubros o sectores. Vemos que a pesar de haber tenido un año que claramente nos daña la estadística, es clave tener la capacidad de analizar situaciones del pasado para tomar determinadas decisiones, vemos que la capacidad de visualizar distintos escenarios nos permite actuar con objetividad, nos damos cuenta que la interacción e integración entre las diferentes áreas nos permite fortalecer los planes y enfocar los esfuerzos para lograr los resultados, y que la suma de todo esto nos permitirá optimizar la cadena de suministro.

Cobran entonces gran actualidad e importancia las soluciones que sistematizan los procesos de planificación, pues a través de estas herramientas se logran beneficios cuantitativos y cualitativos como:

-  Permitir un análisis especializado de información histórica, por medio de algoritmos o modelos, lo que permite una interpretación objetiva del pasado con lo cual se puede generar una proyección preliminar del futuro o entender el efecto de distintas variables en el comportamiento histórico.

-  Proveer un entorno único en el cual todos los involucrados y responsables del proceso pueden monitorear los planes y su cumplimiento, así como realizar ajustes consensuados que garanticen el cumplimiento de los objetivos del negocio.

-  Ofrecen la capacidad de analizar rápidamente y de forma objetiva diferentes escenarios modificando variables que impactan en la cadena de distribución, como la demanda misma, los plazos de entrega, tiempos de producción, ciclos de compra, lotes mínimos, máximos, restricciones de capacidad o transporte, nivel de servicio entre otros importantes, para en función de ello tomar decisiones y acciones.

-  Reducción de niveles de inventario sin afectar nivel de servicio.

-  Reducción de roturas de inventario y de excelsos de inventario existentes en el mix de productos.

-  Balanceo del inventario en los distintos niveles de la cadena de suministro.

-  Aumento en la rotación de inventario.

-  Reducción de venta perdida.

-  Incremento en la precisión de pronósticos.

En próximas publicaciones les entregaremos información sobre las características y beneficios de las soluciones especializadas de planificación de cadena de suministro respecto de la aplicación de funcionalidad existente en los sistemas ERP usados por las empresas, así como respecto del uso muy difundido de plantillas con hojas de cálculo o sistemas estadísticos generalistas.

(1)  The Business Research Company’s en su reporte titulado Supply Chain Management (SCM) Software Global Market Report 2020-30: COVID 19 Impact And Recovery

Lo único constante es el cambio… desde que arrancó el nuevo siglo, posiblemente es una de las frases que más hemos escuchado y que se va volviendo de uso común, debido a la velocidad a la que experimentamos la variación de condiciones en estos tiempos.

Y ¿por qué nos afecta el cambio? Entre otras cosas, porque genera incertidumbre e impide que tengamos conocimiento y por lo tanto total certeza de lo que viene.

En el mundo de los negocios la incertidumbre siempre ha estado presente, pero sentimos que nos afecta más por la acumulación de eventos que la generan, por ejemplo: aumento en las opciones que tienen los consumidores, nuevos productos, canales digitales, recesión económica, protestas sociales y la misma pandemia que estamos viviendo.

Este incremento en la incertidumbre representa un desafío importante para la planificación de demanda pues afecta por elección o necesidad la combinación de productos y canales.

Hemos resumido este artículo del Director de Consultoría de cadena de Suministro de TCS con algunas recomendaciones que nos permitan comprender la incertidumbre y reinsertar la certeza en el proceso de planificación:

1.       Segmente sus productos.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              La pandemia COVID-19 no ha tenido un impacto uniforme en todos los productos o servicios, por ello se importante para el planificador de demanda segmentar productos, canales y clientes en función del valor que aportan al negocio en términos de ingreso, rentabilidad, estabilidad entre otros. De esta forma se puede enfocar mejor en los segmentos predecibles usando los modelos adecuados, pero gestionando bajo esquemas colaborativos los segmentos impredecibles.

2.         Entienda mejor y documente los supuestos detrás de la demanda.

Los planes de demanda y las ventas reales son el resultado de múltiples factores, suposiciones y decisiones. En tiempos de incertidumbre, es de mayor importancia para los planificadores etiquetar los cambios en su plan de demanda con factores como eventos internos y externos; supuestos relacionados con el producto, el cliente y la cadena de suministro; y decisiones estratégicas y operativas tomadas por la organización. Este entendimiento y documentación nos puede permitir alimentar de mejor forma a los sistemas de planificación para que puedan generar mejores pronósticos.

3.           Evaluar la agilidad de la cadena de suministro.

Si bien la incertidumbre sobre la demanda de los consumidores afecta directa y negativamente el desempeño de la planificación de la demanda, la incertidumbre del lado de la oferta (plantas, proveedores, almacenes, servicios de transporte) afecta directamente la capacidad de respuesta de las cadenas de suministro para reaccionar a la demanda cambiante. Al igual que en el lado de la demanda, también hay segmentos en la cadena de suministro que operan en diferentes niveles de adaptabilidad al alza y a la baja.

Teniendo una mejor comprensión de los factores que afectan o generan incertidumbre, se proponer tomar acciones para lograr mayor certeza y resultados en el proceso de planificación. Entre ellas:

1.            Actualizar los planes de demanda con mayor frecuencia.

Si bien los planes se establecen a través de ciclos fijos, se sugiere la revisión y afinamiento con mayor frecuencia, incorporando información real, el objetivo es identificar los factores que están impulsando la venta o falta de esta en el plan. Esto permitirá mejorar el despliegue de producto en la red y ayudará a mejorar el pronóstico, sin perder de vista por supuesto el cumplimiento general del plan en el horizonte anual.

2.          Documentar riesgos y oportunidades.

los planificadores de la demanda deben establecer un gobierno de riesgos y oportunidades y su inclusión en los planes de demanda normales, agresivos y conservadores en colaboración con los roles de cara al cliente. La organización debe desarrollar un plan de respuesta en colaboración con los roles de la cadena de suministro para cada uno de los tres planes de demanda generados por IBP para garantizar la agilidad cuando la situación comercial cambia de un plan a otro.

3.          Incrementar la certeza fortaleciendo clientes y productos estrella.

El equipo de planificación de la demanda puede generar certeza en el plan aprovechando sus puntos fuertes. Las organizaciones pueden generar una matriz growth-share para identificar los productos y clientes estrella y duplicarlos o multiplicarlos.

El equipo de planificación de suministros debe garantizar que los almacenes, las plantas y los proveedores que atienden la demanda de dichos productos y clientes sean resilientes, receptivos y generen un valor financiero positivo para la organización.

4.         Interactuar con proveedores.

La información que el equipo de planificación puede obtener de los socios de negocio del ecosistema hacia arriba y hacia abajo de la cadena, brinda una visión temprana de los cambios de la demanda y los riesgos del suministro en todos los nodos de la red, además nos proporciona tiempo para responder a situaciones inciertas.

Como conclusión, si bien el cambio es la única constante, entender las razones que impulsan dicho cambio contribuye a generar certeza en el plan de demanda.

Fuente: https://demand-planning.com/2020/12/18/putting-certainty-back-into-business-to-fight-covid-19/