Antes de la pandemia, los gerentes de supply chain estaban acostumbrados a trabajar con ventas históricas confiables. Se trataba de los mismos datos con patrones y tendencias estacionales similares año tras año. Además, las cadenas de suministro eran considerablemente predecibles. Los tiempos de entrega de los proveedores eran más o menos estables. Todo esto hacía que la gestión de inventarios sea más sencilla de lo que es ahora.

Actualmente, los gerentes de supply chain tienen que lidiar con nuevos desafíos: imprevisibilidad de los proveedores, datos históricos incompletos y muchas disrupciones en las cadenas de suministro. Además de ello, se suman las tareas diarias: equilibrar los niveles de inventario, cumplir con las expectativas de los clientes y superar a los competidores preferiblemente.

Adicionalmente a esos desafíos, los gerentes deben reaccionar a cualquier cambio casi inmediatamente. De hecho, según Gartner “se espera que el 60% de ellos (especialistas en supply chain) tomen decisiones más rápidas, más precisas y más consistentes” muchas veces en tiempo real.

La presión por alcanzar consistentemente los niveles de servicio objetivo a pesar de estos desafíos obliga a los gerentes a buscar nuevas soluciones, como las basadas en inteligencia artificial (IA), para ayudarlos a triunfar en esta nueva realidad con reglas de juego volátiles.

Siendo prácticos, estas herramientas podrían no ser la mejor alternativa para empresas pequeñas que puedan manejar sus cadenas de suministro manualmente. Pero para empresas con cientos o miles de SKUs, la anticuada estrategia de gestión de inventarios basada en Excel ya no es una opción realista. Entonces, para empresas que consideran una solución más sofisticada, las herramientas basadas en IA pueden ser una buena opción.

Existen 5 beneficios que un software de planificación de inventarios basado en IA puede traer a la gestión de supply chain y 3 cosas que las empresas deberían considerar antes de la implementación.

5 beneficios que un software de planificación de inventarios basado en IA puede traer a la gestión de supply chain:

En mi experiencia, las herramientas basadas en IA tienen por lo menos 5 beneficios notables por sobre las soluciones tradicionales. En resumen, consisten en reducir el número de procesos manuales, disminuir el número de errores ocasionados por las complejidades de la cadena de suministro y, finalmente, ayudar a los gerentes de supply chain a ordenar la cantidad correcta en el momento correcto.

1. Flujo de trabajo automatizado y consolidación de datos

Los gerentes de supply chain de empresas medianas y grandes trabajan a menudo con docenas de hojas Excel para gestionar los datos de sus sistemas ERP. Hacer esta planificación de manera manual toma semanas y suele implicar que los equipos dependan de datos desfasados. En contraste, las soluciones de IA pueden integrarse con todas las fuentes de datos y automáticamente actualizar los datos en el ERP al ingresar las compras diarias, transferencias y órdenes de producción sugeridas al sistema ERP.

2. Los planes de abastecimiento son actualizados automáticamente

Como gerente de supply chain, se deben enfrentar constantemente preguntas como “¿Cómo serán mis ventas futuras?”, “¿Cómo deberían lucir mis niveles de inventarios/variedad de stock?”, “¿Qué está siendo entregado actualmente y de qué manera los retrasos afectan mi cadena de suministro?”, “¿Cómo debería lucir mi plan de reposición de tal manera que minimice los costos por excesos de stock y las pérdidas por roturas de stock?”, etc. Las herramientas de IA proveen respuestas inmediatas a estas preguntas a través de una simulación dinámica de la convergencia de todos los planes programados de la empresa.

Estas soluciones pueden además actualizar automáticamente su plan de pedidos a la vez que incorpora cualquier cantidad de restricciones en la demanda y en el suministro. Como resultado, su plan de reposición puede volverse más realista y permanecer siempre al día.

3. Lidia con la imprevisibilidad de los proveedores

La gestión de inventarios depende en gran medida de la predictibilidad del tiempo de entrega del proveedor. Gracias a la reciente inestabilidad de la cadena de suministro, los gerentes de supply chain se ven forzados a lidiar con tiempos de entrega constantemente crecientes. Lo que antes demoraba 30 días puede demorar ahora 90 o más. Estos cambios pueden interrumpir significativamente la planificación de inventarios. Como respuesta al problema, las herramientas de IA pueden tomar en cuenta inmediatamente estos nuevos tiempos de entrega y actualizar automáticamente el plan de pedidos.

4. Venta de productos sin datos de venta histórica.

Para crear planes de pedido efectivos, los gerentes de supply chain necesitan pronosticar la demanda con precisión. Para lograrlo, requieren de datos de venta histórica confiables que pueden ser imposibles de conseguir para algunos productos como los de nuevo lanzamiento. En estos casos, el software de IA puede utilizar el modelo de pronóstico de un producto existente en el nuevo y actualizarlo automáticamente conforme ingresan nuevos datos.

5. Minimizando excesos y roturas de stock.

La clave de la planificación de inventarios es ordenar la cantidad correcta de producto para satisfacer la demanda del cliente evitando a la vez excesos y roturas de stock. Las soluciones de IA pueden reequilibrar constantemente la demanda y el suministro automáticamente por medio de un análisis de todos los datos y restricciones disponibles.

Como resultado, estas soluciones les brindan a los gerentes de supply chain un óptimo plan de pedidos listo para ser ejecutado en cualquier momento.

3 cosas a considerar antes de escoger una plataforma

Existen muchas alternativas de plataformas de planificación de supply chain para escoger. Aquí presento 3 consideraciones clave a tomar en cuenta:

1. Tecnología:

¿La plataforma tiene incorporados un análisis estadístico avanzado y metodologías de IA para llevar a cabo pronósticos de demanda? Esto asegurará precisión cuando se tomen en cuenta anomalías en los datos históricos y otras complejidades en la cadena de suministro.

2. Optimización:

¿Qué tan bien el sistema efectúa el delicado balance entre excesos y roturas de stock? ¿Provee un plan de reposición constantemente actualizado para optimizar estos objetivos críticos? Compruebe si puede simular sus propios pronósticos de demanda y plan de reposición adelante en el tiempo para evidenciar si cumple con estos objetivos.

3. Socios de implementación:

¿El vendedor identifica sus requerimientos organizacionales durante el proceso de implementación (es decir, respecto a sus necesidades de tecnologías de la información)? Al reunirse con un vendedor potencial, determine si este entiende la naturaleza de su planificación y los roles individuales implicados.

Es importante también que se asegure de que configure la plataforma de manera que se alinee con su enfoque de planeamiento, como por ejemplo desagregar de arriba a abajo por categoría/producto primero o por cliente/canal separadamente. Mientras mejor encaje la configuración de la solución con la manera en cómo opera su negocio, más exitoso será el resultado a obtener.

Evitar las disyuntivas es tarea de ambas partes, y un primer paso para lograrlo es comprender los grandes beneficios que trae consigo este trabajo colaborativo cuando se llega a la sinergia, conseguirlo puede ser complicado, pero se facilita este reto cuando el encargado de planificación comprende que no todo son números o estadística y se permite entender cómo es el ambiente en el área de Ventas. Para llegar al objetivo, hay algunas buenas prácticas que agilizan el proceso, a continuación, algunas de ellas:

1.  No asuma que todos piensan como usted: nunca asuma que Ventas está trabajando con la misma filosofía que Supply Chain. Asegúrese de preguntar cada duda que surja respecto a los clientes. Esto otorga información valiosa que los algoritmos no suelen notar. Es importante comprender que los colegas dentro del área de Ventas tienen una visión distinta y, algunas veces, otro enfoque, por lo tanto, la comunicación es indispensable. Finalmente, siempre es bueno comentar la importancia del pronóstico de la demanda en la organización y como una excelente estrategia para mejorar los pronósticos permite el ahorro de inventarios, aumento de ingresos y, sobre todo, la satisfacción del cliente.

2.  Trabaja duro para ser uno más del equipo: a menudo, las personas de Ventas son más extrovertidas que las de Supply Chain, no deje que esto le intimide. Involúcrese en el área, asista a reuniones, muestre interés en los desafíos que se enfrentan, solicite asistir a reuniones con clientes, sesiones de planificación y lo que sea relevante para su función y esté disponible en la empresa. En cuanto su presencia se vuelve más familiar y empieza a sentir la cultura de Ventas, la comunicación se hará más flexible y suelta entre sus colegas y usted, lo que permitirá que se encuentren cómodos en compartir información relevante. Se debe buscar conexiones que vayan fortaleciéndose con el tiempo.

3.  Confianza: una vez establecida la conexión, es momento de consolidar la confianza, y para ello debe dar crédito a sus colegas de Ventas cada vez que se interesen o busquen entender temas de pronóstico de la demanda. Busque demostrar que la satisfacción al cliente es lo que lo motiva a ajustar el pronóstico y no solamente mejorar su propio MAPE o algunos indicadores netamente de Supply Chain.

4.  Piense como un vendedor: a veces necesita actuar como si estuviera en Ventas para comunicarse correctamente dentro del área. Trate de entender cómo el área analiza los datos, así cuando haga preguntas, estas sean formuladas con un enfoque de Ventas, asimismo, pida asistir a reuniones anuales de planificación de Ventas, obtener acceso a portales de clientes, que se le incluya en las llamadas con los clientes, entre otras actividades particulares del área. Si ambas partes se comunican con la misma terminología, todos ganan y la comunicación será valiosa.

5.  Aproveche la naturaleza competitiva de los vendedores: compartir algunas métricas de pronóstico se debe dar en algún momento, sin embargo, se debe mantener simple, especialmente al principio. Olvídese de indicadores como el MAPE, WMAPE, MAD que son difíciles de entender y que no son relevantes para los vendedores. Enfoque sus métricas en base a objetivos por cliente, y de esta manera, involucre a los vendedores para encontrar objetivos comunes, por ejemplo, podría comentarle a su socio de ventas que se ha proyectado un incremento de 25% en la demanda de su cliente para los últimos 4 meses, y partir de aquí, encontrar los objetivos comunes para satisfacer a dicho cliente y además abastecer la demanda adquiriendo las medidas necesarias.

6.  Mantenlo simple: durante las discusiones o intercambios de pronósticos con su socio de Ventas, no solicite análisis, en lugar de ello, solicite respuestas, es decir, exponga la situación y plantee opciones específicas o direcciones a seguir según la información que necesita. Se deben formular las preguntas de manera procesable y precisa, así las respuestas serán de alto valor. Este enfoque de simplicidad permitirá entender con mayor facilidad los valores atípicos que puedan presentarse en los históricos de ventas.

7.  Conquistar a su líder: al igual que en cualquier iniciativa grande, empezar a colaborar con otra área de la empresa, es un reto y por esta razón, tener apoyo del líder de Ventas desde un inicio es preciso. Puede que haya dificultad de convencerlo de adoptar un KPI de pronóstico específico para sus métricas, no obstante, esto se facilita si se especifica el valor en dólares de mejorar la precisión del pronóstico, es decir, qué ahorros se obtendrían por cada mejora del uno por ciento en un pronóstico insuficiente o excesivo, o cuanta venta adicional se puede lograr. De esta manera, utilizando la terminología adecuada, se podrá llegar a estar en sintonía con el líder de Ventas, permitiendo lograr la conexión entre Planificación y Ventas rápidamente.

Las relaciones efectivas se construyen con el tiempo, con mayor razón si es que no ha habido una conexión sólida entre el área de Ventas y la de Planificación de la demanda previamente. Esto no bloquea la posibilidad de trabajar en conjunto, sino más bien, es un reto por superar para el beneficio general de la empresa y siguiendo las buenas prácticas anteriormente mencionadas, se podrá lograr sobrellevar más fácilmente. No debe existir temor para iniciar esta nueva etapa, pero sí expectativa altas y muchas ganas de que la colaboración entre estas dos áreas, de resultados positivos.

Fuente: Jim Ackerman, 2021.