Buenas prácticas en el proceso de Planificación de la Demanda
La Planificación de la Demanda es una de las actividades de mayor importancia dentro de una empresa: guía las operaciones futuras de la misma y sirve como fundamento para el Sales & Operation Planning (S&OP). La efectividad de esta labor depende, principalmente, de dos elementos claves: el método de análisis de la información utilizado por la empresa y la pericia del planificador de la demanda. Por eso mismo, en el presente artículo se busca compartir buenas prácticas para potenciar sendos elementos y elevar a un siguiente nivel la calidad de las operaciones de Planificación de la Demanda.
Análisis de la información
Toda decisión debe estar fundada en información previamente analizada. Sin embargo, es común que ocurran dos situaciones: la primera es que se tengan los datos en bruto, pero el proceso de analizarlos es complejo, por lo cual no llegan a tener utilidad verdadera para las operaciones de la empresa; la segunda, y la más peligrosa, es poseer la información analizada y sintetizada, pero, aun así, basar la toma de decisiones en un “presentimiento”. Esto último es peligrosamente común, llegando al punto que un 62% de ejecutivos tomas sus decisiones en base a este “presentimiento” o “intuición”.
Durante la Planificación de la Demanda es común que ocurran situaciones como las mencionadas, pues este proceso está altamente basado en el análisis de data histórica de múltiples áreas de la empresa. Afortunadamente, existen acciones que puede tomar la empresa para solucionar esta problemática:
· Utilizar soluciones analíticas sencillas y escalables
Lo ideal es que la empresa implemente una solución que decida qué demanda seguir, con qué productos y cuántos recursos asignarle teniendo en cuenta las restricciones del mercado y la empresa; es decir, adquirir un Integrated Business Planning (IBP). Sin embargo, muchas empresas utilizan soluciones muy complejas o tan simples como Excel, el problema con estas es que ambas requieren a un gurú especialista (que es el único que las sabe manejar completamente) lo cual dificulta la escalabilidad. Por eso, las empresas más exitosas están implementando soluciones organizacionales escalables, que permitan simular múltiples escenarios, identificar oportunidades en la cadena de suministros y ejecutar acciones.
· Aplicar el análisis prescriptivo
Las empresas normalmente se limitan únicamente al uso de sistemas de análisis descriptivo y predictivo. El primero solo muestra lo que ha ocurrido y porqué ocurrió, mas no permite planificar el futuro; mientras que el segundo permite predecir el futuro, pero no ofrece soluciones óptimas para dicho futuro. Por eso las empresas necesitan de soluciones que apliquen análisis prescriptivo: este es una forma poderosa de analizar datos y obtener los máximos beneficios en base a las restricciones del negocio. El análisis prescriptivo puede responderte “¿Qué debería hacerse?” o “¿Qué acciones tomar para que X situación ocurra?”. Por este motivo, cada vez más empresas implementan el análisis prescriptivo en sus procesos de Planificación de la Demanda: calculan pronósticos y los traducen en planes ejecutables y factibles.
· Crear una estrategia efectiva de Gestión de Cambios
Según una publicación reciente de Gartner, 60% de los proyectos de Big Data no llegan más allá de la fase de experimentación y son abandonados. El principal motivo de esto es una ineficiente estrategia de gestión de cambios: implementar un nuevo software y utilizar análisis prescriptivo representa un cambio radical para muchas compañías. Para evitar que la implementación sea un fracaso, es necesario que el cambio se de desde la misma cultura organizacional: las decisiones basadas en información deben ser parte de la empresa, se le debe dar urgencia a esta implementación y el sistema debe ser lo suficientemente sencillo para que todos los empleados sean capaces de utilizarlo. Este proceso toma tiempo, pero los beneficios que genera son incalculables.
Planificador de la demanda
Ser un experto planificador de la demanda toma tiempo, trabajo y dedicación. Su labor no termina únicamente en la generación de los pronósticos: a veces estos deben ser expuestos en reuniones de revisión de la demanda o del S&OP. Por eso, para ser un mejor planificador de la demanda, se recomienda realizar las siguientes acciones:
· Absorber toda la información posible
El planificador debe conocer las líneas de producto como la palma de su mano: la historia, cómo fue su lanzamiento, el resto de los productos del portafolio. Todo esto le permitirá entender en qué fase de su ciclo de vida se encuentra el producto y así poder comprender posibles escenarios futuros. Conocer en dónde se encuentra el producto en su ciclo de vida es crucial para realizar pronósticos: genera perspectiva sobre qué mueve los ingresos y volúmenes de venta anuales, así como el crecimiento/decrecimiento anual de estos. No solo eso, sino que un buen planificador de la demanda sabe que incentivos mueven el comportamiento del consumidor, a qué competencia del mercado le compra o si existe estacionalidad en sus patrones de compra. Toda esta información cualitativa normalmente no está preparada al momento de ingresar como planificador, pero puede obtenerse a través de fuertes relaciones con el equipo de Marketing y Ventas, siendo estos aliados críticos del Planificador de la Demanda.
· Forjar fuertes relaciones con otras áreas
Un pronóstico es más que solo números: es la combinación de inteligencia de mercado e información anecdótica de aquellos que interactúan de cerca con el cliente. Por eso, el planificador no debe confiar únicamente en el sistema para el desarrollo de un pronóstico certero, sino que debe dedicar tiempo a generar alianzas estratégicas con otros grupos funcionales de la empresa como Marketing, Operaciones, Ventas, Finanzas, Investigación y Desarrollo, etc. Debe conocer los roles de cada persona de estas áreas dentro del S&OP, preguntarles sus experiencias y continuar en construir una relación con estos a través de confianza y credibilidad. Aún más importante que forjar relaciones con otras áreas es forjarlas con el propio equipo de Planificación de la Demanda: identificar sus fortalezas, experiencias y habilidades y valorar estas para que se logre un crecimiento conjunto en el equipo.
· Desarrollar el arte de la comunicación ejecutiva
Un pronóstico no significa nada si el planificador no consigue que otros miembros de la organización lo acepten; debe ser capaz de realizarlo, pero a la vez de comunicarlo. La forma de presentar un pronóstico y un plan de demanda depende de a quiénes se está brindando la información. El planificador debe comprender a fondo a su público, presentar la información de forma simple y entendible, además de entender todas las posibles dudas que puedan plantearle.
Conclusión
En resumen, para optimizar el proceso de Planificación de la Demanda es necesaria la combinación de un buen sistema de análisis con un planificador experimentado: si solo se cuenta con el sistema, el planificador no sabrá como explotarlo, y en caso contrario el planificador no podrá aprovechar al máximo sus habilidades por las limitaciones del propio sistema. Por ello, seguir recomendaciones como las planteadas, permitirán que la labor de Planificación de la Demanda alcance su máximo potencial, lo cual se traduce en un mejor desempeño en el mercado para la empresa.
Autor: Fabricio Navarrete
Fuentes:
https://www.riverlogic.com/blog/three-methods-for-more-effective-demand-planning
https://demand-planning.com/2021/04/21/3-keys-to-success-in-a-new-demand-planning-role
