¿Cuál es el costo de un sistema de pronóstico y cuánto se puede ahorrar?
Autor: Sebastian Sánchez. Consultor Proaktio - Certificado GMDH Streamline
Estás pensando en contratar un software de pronóstico, pero ¿aún no sabes cuánto cuesta o los ahorros que este implica?
En primer lugar, para elegir un sistema útil y efectivo para la empresa, se deben definir cuáles son las necesidades o lo que se requiere solucionar, no basta con contratar el servicio más popular o el que presuma tener todas las funcionalidades, ya que es necesario que satisfaga los requerimientos técnicos, funcionales y de servicio, y de implementación previamente identificados, con el fin de lograr una mayor exactitud en el pronóstico y un mejor análisis posterior.
Pero, ¿por qué usualmente las empresas buscan implementar un sistema de predicción?
- Mayor precisión del pronóstico.
- La complejidad y variabilidad de sus procesos.
- Proyección detallada para contar con una base sólida para un sistema de fabricación y distribución efectivo.
- Inconvenientes con el inventario con raíz en la variabilidad de la demanda.
- Impulsar un mayor entendimiento entre el área comercial y el área operativa basado en un pronóstico en común.
A continuación, podrán leer algunos datos importantes con respecto a la implementación de este tipo de software y el impacto que este genera en la economía de la compañía.
En primer lugar, se debe determinar cuánto se puede ahorrar mejorando la precisión de nuestro pronóstico.
Según investigaciones actuales, esta mejora conlleva a un elevado retorno de la inversión. Una mayor exactitud en el pronóstico al complementarse con un software capaz de traducir esto en acciones relevantes tendrá un impacto directo en la reducción de los costos de existencias y operativos, incrementará el nivel de servicio y de ventas, aumentará la rentabilidad y flujo de efectivo, así como mejorará la rotación del inventario.
Según la experiencia del Institute of Business Forecasting & Planning, una mejora en la exactitud del pronóstico del 15%, generará un incremento mínimo antes de impuestos del 3%. Y, según un estudio suyo de 15 empresas de EE.UU., la mejora de solo 1% en el error del pronóstico en una empresa que factura USD 50 millones, produce un ahorro de hasta USD 1.52 millones.
En segundo lugar, la gran pregunta es ¿cuánto nos costará este software?
Este costo, usualmente es definido por la cantidad de usuarios que necesitará y por la complejidad de sus datos y procesos, qué tan en orden los tengan.
Estos sistemas se pagan por medio de una suscripción o un contrato de servicio anual, lo que otorga acceso al software y a un soporte. Asimismo, suele haber un costo de instalación o asesoría que se paga por adelantado, lo cual incluye el diseño del proyecto y la configuración, la extracción de datos y la enseñanza con respecto a todas las funcionalidades del sistema.
El costo típico de este tipo de software oscila entre USD 5000 y USD 30 000 por usuario, pero esto varía según las funcionalidades, requerimientos, paquetes y otros costos adicionales. Además, los costos por asesoría, cuestan entre USD 110 y USD 220 por hora.
El costo debe basarse en lo que se obtiene de él, por lo cual es importante entender cuáles son los beneficios y el alcance del sistema.
Con respecto al ahorro en cuestión de costos indirectos por el uso del software, es más intangible. La automatización del procedimiento llevado a cabo para realizar el pronóstico reducirá el tiempo empleado en este, lo cual genera ganancias relacionadas a un aumento de la eficiencia operativa al mejorar la planificación y programación como consecuencia de proyecciones más detalladas y exactas.
Además, permite ahorrar tiempo y energía redistribuyendo los recursos en los productos y/o clientes correctos, priorizando los que tienen un mayor impacto en nuestros ingresos.
Los ahorros con respecto al costo directo de la utilización del software son diversos, como la disminución del inventario de productos terminados como producto del incremento de la precisión del pronóstico, lo cual permite liberar capital de trabajo utilizado innecesariamente. En empresas de distribución o fabricación, este problema es muy frecuente (la imprecisión genera aproximadamente el 75% del stock de seguridad necesitado), pero esta reducción del inventario podría estar entre el 10% y 20%.
También, posibilita el decrecimiento de las roturas de stock, siendo este uno de los principales problemas de varias empresas, ya que pierden una considerable cantidad de ventas y genera niveles de servicios insuficientes.
Al mejorar precisión de las proyecciones, se puede traducir en un incremento de los ingresos del 0.5% al 3% con una mejora en la disponibilidad de inventario.
Por último,¿cuándo esperar el retorno de nuestra inversión?
La gran parte de tecnologías presenta una devolución del gasto en menos de 24 meses y un ROI en menos de 18 meses.
Si se busca una solución en especial, pero los números no cuadran, debería considerar buscar una solución menos costosa y reconsiderar algunos requerimientos funcionales, priorizar. Sin embargo, no se conforme y siga buscando, hay proveedores que no solo brindan lo que necesita, sino que a la misma cantidad que puede pagar, otorgan beneficios o funcionalidades adicionales.
Como, por ejemplo, Streamline, el cual es un software especializado que permite optimizar la planificación de demanda y de inventario principalmente, pero también planifica el suministro, la producción y permite ingresar una lista de materiales, con el fin de planificar las compras, ¡tan completo!
